Formation Gestion des Volontaires

gv-crtDans le cadre de renforcement de la capacité de ses volontaires, le Croissant Rouge Tunisien a organisé une de 28 juin à 1 juillet 2012 une formation sur la gestion des volontaires à hôtel Mouradi Kantaoui (Sousse). Cette formation est composé de 7 principaux modules :

  • Mise en Application des Styles de Supervision
  • Travail En Equipe et bonne communication
  • Motiver, Fidéliser et Reconnaitre les Volontaires
  • Préparer et Conduire une Réunion de Manière Efficace
  • Résoudre les Problèmes avec les Volontaires
  • Evaluation du Suivi Des Volontaires
  • Présentation du guide « Stay Safe »

 

1. Mise en Application des Styles de Supervision :

Le but de ce module est de déterminer les stades de l’évolution des volontaires et les quatre styles de supervision.

Avant de commencer, il faut savoir qu’on a deux facteurs clés pour les volontaires :

  1. L’engagement : (la confiance et la motivation qu’ils ont en eux)
  2. Les compétences : (le savoir-faire, les capacités et les connaissances nécessaires pour réaliser un travail de qualité sans se tromper)

Il est possible d’associer ces deux facteurs clés pour définir quatre étapes de l’évolution des volontaires, telles qu’ils sont décrits ci-après.

  1. Le nouveau recru (Compétence faible/ engagement élevé) : Le volontaire est depuis peu volontaire et très enthousiaste à la perspective de servir sa communauté par l’intermédiaire de sa société nationale. Toutefois, elle ne sait pas encore ce qu’il doit faire ni comment le faire. Il n’a jamais eu mobilisé des écoles ou des communautés.
  2. Le stagiaire découragé (compétences faibles/ engagement faible) : Le volontaire travaille depuis plusieurs mois. Il a acquis certaines compétences en matière de mobilisation communautaire, mais il est découragé, parce qu’il a l’impression que son travail n’aide pas suffisamment la communauté. Sa motivation et son enthousiasme ont diminué.
  3. Le collaborateur blasé (compétences élevées/ engagement faible) : Le volontaire travaille depuis un an, et mobiliser la communauté ne lui pose plus aucun problème. La plupart du temps, ses journées de service ressemblent ni plus ni moins à des journées de travail  ordinaires, mêmes si, parfois, il voit bien que ses activités sont utiles. Il n’est pas encore sûr de rester.
  4. Le collaborateur très efficace (compétences élevées/ engagement élevé) : Le volontaire, qui mobilise sa communauté depuis longtemps, est maintenant chargée d’enseigner les compétences nécessaires à la mobilisation communautaire à de nouveau volontaires. Cette tâche lui plaît beaucoup, et partager avec d’autres volontaires les données d’une expérience réussie la motive au plus haut point. Il est très efficace.

Il faut savoir aussi qu’on a deux facteurs clés pour les superviseurs :

  1. L’orientation: (importance des instructions ou des conseils donnés).
  2. L’appui : (importance de l’encouragement ou de l’aide apportée).

Ces deux facteurs, quand ils sont combinés, permettent de définir quatre styles de supervision, à savoir.

  1. Le contrôleur (fortement centré sur l’orientation / faiblement centré sur l’appui) : Vous définissez les rôles des volontaires que vous supervisez. Vous leur dites ce qu’ils doivent faire et comment, quand et où le faire. C’est vous qui résolvez les problèmes et qui prenez les décisions. Vous contrôlez les activités et encadrez les volontaires de près.
  2. Le manager éclairé (fortement centré sur l’orientation / fortement centré sur l’appui) : Vous êtes très directif et montrez la voie en suivant vos propres idées. Cependant, vous écoutez les volontaires en général et ceux que vous encadrez en particulier, et vous tenez compte de leurs avis et suggestions. Il y a une bonne communication et un bon appui mutuels, mais c’est vous qui contrôlez la prise de décisions.
  3. Le motivateur (faiblement centré sur l’orientation / fortement centré sur l’appui) : Vous êtes à l’écoute des volontaires et vous les encourager à comprendre leur rôle dans les activités menées et la manière dont ils peuvent contribuer à l’efficacité du programme et à leur efficacité. Vous leur donnez des conseils pour résoudre les problèmes et prendre des décisions ; vous reconnaissez leur valeur et leur apportez un appui solide.
  4. Le délégant (faiblement centré sur l’orientation / faiblement centré sur l’appui) : Vous êtes peu directif et vous ne fournissez guère d’appui pour les volontaires. Vous les laissez prendre toutes les décisions. Ils se supervisent eux-mêmes et décident comment les tâches doivent être exécutées. Certes, ce faisant, le délégant responsabilise les volontaires, mais il les laisse aussi s’en attribuer tout le mérite.

 

2. Travail En Equipe et bonne communication :

Le but est de comprendre ce qui fait un bon travail d’équipe et la nécessité de bien communiquer quand on s’adresse à des personnalités différentes.

Les membres d’une équipe travaillent ensemble dans la communauté pour le bien des groupes auxquels ils rendent des services et, ce faisant, ils montrent clairement l’orientation et le but de la mission de la société nationale. Pour cela ils doivent :

  • avoir un but commun.
  • avoir une même compréhension claire des objectifs.
  • bien comprendre leur rôle et la manière d’interagir pour réaliser les objectifs.
  • reconnaître la responsabilité de chaque membre de l’équipe.
  • établir de solides relations au sein de l’équipe et pouvoir compter les uns sur les autres.
  • faire en sorte que le travail accompli serve la mission du croissant rouge.

Il est de la responsabilité des superviseurs alors de s’assurer que chaque membre de l’équipe comprend son rôle et les procédures qui garantissent un travail d’équipe efficace. Pour cela, il est essentiel de bien communiquer. Il incombe au superviseur de faire en sorte que la communication soit bonne et que l’équipe accepte son leadership.

Noté bien : Il n’y a pas un type des personnes qui est meilleurs que d’autres, mais juste différent. Nous avons tous des caractères complexes, ce qui fait que nous allons probablement traiter l’information et réagir à cette information d’une manière propre à chacun d’entre nous. Notez en particulier que ce que certaines personnes considèrent comme une faiblesse peut être considérer par d’autre comme une force, et vice versa. Le monde est fait de tant de personnes différentes qui traitent l’information chacune à sa manière: il est donc essentiel de bien le savoir quand on supervise une équipe. Les participants doivent être conscients que ce qu’ils pensent avoir communiqué peut ne pas avoir été interprété de la même manière par tous ceux auxquels ils s’adressent.

 

3. Motiver, Fidéliser et Reconnaître les Volontaires :

Le but ici est de reconnaître ce qui motive quelqu’un à devenir volontaire, à ce qui le fait rester et comment lui faire comprendre que son travail est apprécié. Et les participants à cette formation seront en mesure de définir des stratégies pour recruter et fidéliser des volontaires.

Pour bien comprendre la motivation des volontaires, il faut savoir que pour bien superviser, il est important de comprendre tout d’abord les volontaires on fait ce choix, savoir ce qui pousse les gens au volontariat et en effet essentiel si l’on veut les aider à concrétiser leurs motivations et prévoir les cas dans lesquels ces motivations peuvent poser problèmes. Les raisons principales pour les quelles on devient volontaire sont :

  • aider les autres.
  • avoir des responsabilités clairement définis.
  • faire un travail intéressant.
  • le bon estime de soi.
  • voir les résultats de son travail.
  • travailler pour une organisation communautaire respectée.

Au croissant rouge tunisien, reconnaître les volontaires est l’affaire du tout le monde. Cette reconnaissance informelle peut prendre différentes formes, tout dépend de vous, de votre comité et de l’imagination de vos collaborateurs. Voici quelques idées :

  • un « merci » sincère et chaleureux.
  • une note personnelle du superviseur.
  • le nom et la photographie du volontaire dans le bulletin d’information ou le journal.
  • une invitation à prendre le café ou à déjeuner.
  • se rappeler l’anniversaire du volontaire.
  • demander son avis.
  • évaluer son travail.
  • lui donner l’idée d’exprimer des idées novatrices.
  • lui donner plus de responsabilité.
  • Lui permettre de participer aux prises de décisions.
  • Le féliciter devant ses amis.
  • prendre le temps de l’écouter.
  • donner son nom à un site ou un programme en cours.

 

4. Préparer et Conduire une Réunion de Manière Efficace

Le but est de comprendre l’importance d’orienter des volontaires potentiels vers le CRT et l’action de la société nationale dans la quelle les superviseurs seront en mesure de préparer et de conduire une réunion de manière efficace.

D’une manière générale, les réunions font partie du travail du superviseur. Elles peuvent être un moyen efficace d’entretenir une communication réciproque entre vous et vos volontaires. Il y a toute fois des règles à respecter. Et on trouve 3 étapes d’une réunion : Avant la réunion, pendant la réunion et à la fin de la réunion.

Il faut penser aussi à un ensemble des logistiques à mettre en place pour une réunion d’orientation réussie :

  • Prévoir des activités interactives : utiliser tout ce qui peut mettre à l’aise les participants (« brise-glace »), et permettre aux participants de mieux se connaitre ou recourir à tout autre type d’activité visant à maintenir l’intérêt.
  • Faire preuve de souplesse quand on programme une réunion pour permettre à la plupart des volontaires d’y assister, et la prévoir quand ils sont censés être disponibles, par exemple pendant les week-ends.
  • Se rappeler qu’il ne faut pas utiliser d’acronymes ou le jargon Croix-Rouge/Croissant-Rouge pour que les nouveaux venus puissent profiter pleinement des réunions.

 

5. Résoudre les Problèmes avec les Volontaires :

Le but est d’identifier les problèmes courants rencontrés lorsqu’on travaille avec des volontaires et trouver des solutions appropriées à ces problèmes.

Comme dans toute relation, les superviseurs et les volontaires peuvent avoir des différends sur un certain nombre de points. Il y a de nombreuses solutions à chaque problème que rencontre superviseur avec des volontaires. Voici l’exemple de certains problèmes courants :

  • Une éthique de travail différente
  • Des personnalités, des habitudes de travail, des styles de communication différents
  • Le fait de ne pas se tenir au courant mutuellement des problèmes urgents
  • Des luttes de pouvoir concernant les responsabilités exercées et le non reconnaissance du travail accompli
  • Le fait de ne pas tenir ses engagements
  • La nervosité, le manque de confiance dans les capacités
  • Un conflit (entre des volontaires, entre un volontaire et son superviseur, ou dans un domaine de travail ou des domaines voisins)
  • Les décalages culturels
  • Des problèmes personnels (vie privée, santé).

Et voici si dessous quelques solutions courantes :

  • Négocier un ensemble solide d’accord de fait
  • Clarifier les attentes dès le début
  • Traiter le comportement, non la personne
  • Donner un avis précis sans attendre
  • Essayer de comprendre la situation sous plusieurs angles
  • S’engager à travailler ensemble pour atteindre un but fixe
  • Consulter une tierce partie neutre.

 

6. Evaluation du Suivi Des Volontaires

Le but est de montrer une évaluation appropriée des volontaires dans laquelle les superviseurs seront en mesure d’évaluer des volontaires en manière approprié, de leur dire ce qu’ils pensent de leurs performances et d’établir avec eux un plan de travail.

Noté que L’évaluation du volontaire nécessité que les superviseurs devraient envisager de suivre les étapes suivantes quand ils procèdent à des évaluations. Et il faut aussi planifier l’évaluation à un moment qui vous convienne et qui convienne au volontaire. Avant l’entrevu, demandez au volontaire de remplir le formulaire d’évaluation en s’évaluant lui-même. Demandez-lui également de donner son avis quand celui-ci lui est demandé dans le formulaire.

 

7. Présentation du guide « Stay Safe » :

Vous pouvez télécharger ce guide en format PDF : Télécharger maintenant

 

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